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OpusFlow GroupCalendar for Exchange

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Installation 32 bits

Installation 64 bits

Utilisation

Le logiciel client Vue croisée
Le procédure d'installation ci-dessous est destinée aux serveurs Exchange 2007.
  1. Créez un nouveau compte dans l'Active Directory, par exemple gcadmin, en acceptant la création d'une boîte aux lettres sur votre serveur Exchange. N'utilisez pas le compte administrateur et ne faites pas pas de copie d'un compte existant car cela ne fonctionnera pas.
     
  2. Assurez-vous que le compte gcadmin soit membre du groupe des administrateurs de la machine locale.
     
  3. Ouvrez Exchange Management Shell et copiez/collez les 2 lignes de commandes suivantes.

    a. Add-ExchangeAdministrator -Role OrgAdmin -Identity gcadmin
    b. Get-mailboxserver | add-adpermission -user gcadmin -ExtendedRights Send-As, Receive-As | format-table

    Si vous avez choisi un autre nom que gcadmin remplacez le texte en rouge par ce nom.

  4. Décompressez le fichier zip que vous avec téléchargé sur ce site, cela créera un dossier Exchange Group Calendar.

    a. Copiez ce dossier et tout ce qu'il contient sur votre serveur Exchange 2007, par  exemple, à la racine du disque C:
    b. Faites un clic droit sur ce dossier et ajoutez gcadmin dans l'onglet sécurité en lui donnant tous les droits.
    c. Ouvrez le dossier Exchange Group Calendar et exécutez le script "64-bit Com+ installer.vbs"
    d. La fenêtre de commandes restera ouverte ce qui vous permettra de vérifier s'il y a eu des erreurs. Fermez-la si tout s'est bien passé.
     
  5. Ouvrez les Outils d'administration qui se trouve dans le Panneau de configuration de Windows, puis lancez le Service de composants :

    a. Placez vous dans le répertoire Application COM+ ;
    b. Faites un clic droit sur ExchGC, sélectionnez Propriétés, Identité puis cochez Cet utilisateur ;
    c. Repérez le compte gcadmin que vous avez créé, indiquez le mot de passe et appuyez sur OK.
    d. Cliquez sur l'onglet Pooling & Recycling, indiquez 2 minutes pour le champ Lifetime Limit et 3 minutes pour le champ Expiration TimeOut, puis cliquez sur OK.

    Vous ne devez pas démarrez ce composant manuellement ! Si vous le faites, vous ne pourrez pas utiliser l'outil de configuration de l'étape 3. Le composant se déclenchera et s'arrêtera automatiquement en réponse à des évènements se produisant dans les calendriers des utilisateurs.
     
  6. Maintenant faites un clic-droit sur gcadmin.exe et cliquez sur 'Exécuter en tant que...'

    Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, les utilisateurs de Windows 2008 doivent installer http://technet.microsoft.com/en-us/sysinternals/cc300361.aspx.

    Une fois que vous aurez choisi l'identité gcadmin (domaine\gcadmin), l'utilitaire d'administration gcadmin.exe démarrera. Il créera un fichier Config.ini dont nous aurons besoin à l'étape 7.

    Pour l'instant, fermez gcadmin.exe.
     
  7. Vous pouvez maintenant ajuster les paramètres qui vont déterminer dans quel champ utilisateur de l'Active Directory sera enregistrée la configuration de Exchange GroupCalendar.
     
    Par défaut il s'agit du champ Description qui se trouve sur la page Général de l'utilitaire 'Utilisateurs et ordinateurs Active Directory'.

    Si le champ Description est déjà utilisé ou si vous préférez un autre champ vous pouvez choisir un des 15 attributs personnalisables qui se trouvent dans la page Avancée.

    a. Ouvrez le fichier C:\Exchange Group Calendar\Config.ini
    b. Repéréz la ligne suivante contenant : ExtensionAttributeFieldNumber=
    c. Ajoutez les numéro du champ de votre choix comme ci-dessous :
    ExtensionAttributeFieldNumber=12

    Fermez et enregistrez le fichier Config.ini.
  8. Il ne vous reste plus qu'à faire un clic-droit sur gcadmin.exe et cliquer sur 'Exécuter en tant que...'. Une fois que vous aurez choisi l'identité gcadmin (domaine\gcadmin), l'utilitaire d'administration gcadmin.exe démarrera et vous pourrez continuer la configuration en suivant les instructions ci-dessous.
Cliquez sur le bouton de l'étape 1 pour créer les calendriers de groupe sur votre serveur Exchange en étant connecté avec le compte gcadmin.
L'enregistrement des évènements ne doit être activé qu'à des fins de test avec notre service de support technique./td>

Le formulaire de définition des calendrier va s'afficher.

Ouvrez Outlook sur un poste de travail pour vérifier que vous accéder bien au Dossiers Publics. Il y a 99 % de chance que ce paramétrage soit déjà correct. Dans le cas contraire, changez le nom du dossier et cliquez sur le bouton 'Vérifier le nom'. Si une erreur se produit alors que vous êtes sûr que le nom est correct cela indique que vous n'avez pas les droits requis (voir le point 3), qu'il n'y a pas de dossiers publics sur le serveur ou que vous n'êtes pas connecté avec le compte gcadmin.

Créez ensuite le dossier Racine où seront listés tous les calendriers de groupe, visibles dans Outlook.
Vous pouvez accepter le noms par défaut GroupCalendars ou bien le changer. Vous devrez ensuite appuyer sur le bouton 'Vérifier / Créer le dossier Racine'.

Vous pourrez créer un nombre quasiment illimité de calendriers de groupe. Appuyez sur le bouton servant à actualiser les calendriers de groupe pour voir ceux que vous avez déjà créés.

Créez de nouveau calendriers de groupe en indiquant un nom puis en cliquant sur le bouton 'Ajouter'.

Utilisez la sécurité Exchange/Outlook pour interdire à vos utilisateurs, l'accès à certains calendriers de groupes que vous avez défini.
Par défaut tout le monde pourra voir les informations qui se trouvent dans les calendriers de groupe.

Le bouton 'Paramètres généraux' vous permet de configurer quels types d'éléments devront être affichés dans le calendrier de groupe. Par défaut, les utilisateurs peuvent cacher les rendez-vous en ajoutant @@@ dans le texte associé à leur rendez-vous.
Par défaut également, le temps libre, les rendez-vous provisoires et les rendez-vous à l'extérieur ne sont pas affichés dans les calendriers de groupe.

En appuyant sur le bouton 'Suivant' vous accédez à un second écran à partir duquel vous pourrez configurer les règles basées sur le Sujet et le Message des rendez-vous.

Après avoir cliqué sur le bouton 'Fermer', vous pouvez continuer la configuration de l'étape 1.

Vous pouvez par exemple décider de spécialiser le comportement du calendrier Helpdesk à partir du comportement général que vous avez choisi pour tous les dossiers.

Pour accéder à l'écran de surcharge du comportement général, cliquez sur le calendrier concerné pour le sélectionner et ensuite, cliquez sur le bouton 'Surcharger les paramètres'.

À partir de ce nouvel écran de configuration, vous pourrez ajuster chacun des paramètres généraux.

Les paramètres spécifiques remplaceront alors les paramètres généraux.

Une fois les calendriers mis en place et configurés, vous pouvez fermer le formulaire de définition des calendriers de groupe et appuyer sur le bouton de l'étape 2.

Le formulaire d'assignation des utilisateurs aux calendriers de groupe vous permet de déterminer de quelles personnes les rendez-vous seront inclus dans un calendrier de groupe spécifique.
Dans la partie gauche vous voyez les noms de tous les calendriers de groupe tandis que la partie droite montre les groupes définis dans l'Active Directory, et lorsque l'on sélectionne un groupe, les utilisateurs qui y sont associés.

Dans la partie droite se trouvent les groupes déclarés dans l'Active Directory et lorsqu'un groupe est sélectionné les utilisateurs sont affichés en dessous.

Sélectionner un des utilisateurs (ici 'Administrateur') et regardez sous le bouton 'Dissocier ...' pour voir son affectation actuelle.

Ici on voit que 'Administrateur' est associé au calendrier 'Helpdesk'.

Si vous souhaitez associer un utilisateur à plusieurs calendriers, vous pouvez faire une sélection multiple dans les calendriers de groupe, puis cliquer sur le bouton 'Associer ...".
 

Une fois les utilisateurs associés aux calendriers choisis, vous pouvez fermer le formulaire d'association des utilisateurs aux calendriers de groupe et appuyer sur le bouton de l'étape 3.

À partir de cet écran vous pouvez activer et désactiver le partage de calendrier pour les utilisateurs sélectionnés.

Bien que dans l'étape 2 les utilisateurs aient été assignés à un ou plusieurs calendriers, ils doivent être activés pour participer et pour que les informations de leur calendrier soient visibles dans les calendriers de groupe aux quels ils ont été associés.

Sélectionnez un groupe de la liste pour voir les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez activer ou désactiver le partage de calendrier. Si un utilisateur est désactivé, vous verrez un rectangle rouge. Appuyez sur la touche avec une clé pour activer le partage de calendrier pour cet utilisateur.

Une fois que vous avez terminé le paramétrage de vos calendriers, vous pouvez procéder à l'importation des rendez-vous déjà existants dans les calendriers des utilisateurs en cliquant sur le bouton 'Importer'.

Vous êtes maintenant prêt à tester le logiciel.
 
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